Numéro de concours : 2026-EXT-18
Date de publication : 14 août, 2026
Date de clôture: 11 septembre, 2026
Durée : Six mois avec possibilité de prolongation
Niveau de classification : Niveau 2
Salaire : 63 812 $ – 77 498 $
Nombre de postes : 1
Statut : Syndiqué
À propos de l’Association
L’Association canadienne des employés professionnels (ACEP) est un syndicat dynamique et progressiste qui représente plus de 25 000 fonctionnaires professionnelles et professionnels du secteur public fédéral. Nous tenons à assurer un environnement inclusif et équitable pour l’ensemble de nos membres.
Notre organisation offre un :
- Un milieu de travail progressif ;
- Un modèle de travail flexible et la possibilité de télétravailler ;
- Une transition sans problème pour les fonctionnaires ;
- Un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Résumé des fonctions
Sous la direction du conseiller principal du président, l'adjoint(e) administratif(ve) (organisation et événements) fournit un soutien administratif, logistique et opérationnel spécialisé au Bureau de la présidence. La personne titulaire veille au bon déroulement des événements, des initiatives de mobilisation, des activités d’organisation des membres, des campagnes de mobilisation, du suivi des données et de la préparation du matériel.
Ses fonctions comprennent également la planification, la coordination des réunions, la gestion de la correspondance, la tenue des dossiers ainsi que le soutien aux projets internes et aux communications. Ce poste exige professionnalisme, discrétion, sens du détail et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois dans un environnement bilingue et dynamique.
Exigences
Études et expérience
- Diplôme d’études secondaires.
- Expérience dans un poste administratif ou de soutien de bureau, de préférence dans un syndicat, un organisme sans but lucratif ou une organisation associative.
- Diplôme d’études postsecondaires en administration de bureau, en administration des affaires, en communication ou dans un domaine connexe, considéré comme un atout.
Remarque : Des combinaisons équivalentes d’études et/ou d’expérience peuvent être prises en considération.
Principales responsabilités
- Assurer un soutien administratif à l’agente de liaison avec les sections locales et coordonnatrice des événements dans la planification et la coordination des événements locaux, régionaux et nationaux de l’ACEP.
- Tenir à jour les calendriers, planifier les réunions, coordonner les déplacements et aider à organiser des événements internes et externes ainsi que des séances de formation.
- Rédiger, réviser, mettre en forme et distribuer la correspondance, les procès-verbaux, les rapports, les présentations, les documents d’information et les communications bilingues.
- Organiser et tenir à jour les systèmes de classement numériques et physiques liés aux activités des dirigeantes et dirigeants des sections locales, aux événements et à la documentation des projets.
- Suivre les calendriers des projets, les tâches, les livrables et les échéances liées aux événements.
- Soutenir les communications internes et tenir à jour les listes de contacts, les bases de données, les dossiers des participantes et participants, et la documentation conformément aux pratiques de gestion des données de l’ACEP.
- Contribuer à la mise à jour et à la maintenance des outils et des plateformes numériques utilisés par les équipes d’organisation et de communication (p. ex., Action Network, lecteurs partagés, calendriers de contenu).
- Assurer la liaison avec les autres unités de l’ACEP et les parties prenantes externes afin de coordonner le flux d’informations et d’assurer le suivi des demandes.
- Fournir un soutien logistique pour les initiatives spéciales, les campagnes et les activités de mobilisation des membres.
- Coordonner les services liés aux événements, notamment l’hébergement et le transport, le lieu de réunion et les installations, les services de traiteur, la signalisation, les présentoirs, les services de traduction et d’interprétation, les exigences en matière d’accessibilité, l’équipement audiovisuel, l’impression et la sécurité.
- Suivre les inscriptions des participant·es et préparer le matériel nécessaire à l’événement, notamment les ordres du jour, les porte-noms et les trousses d’information.
- Faciliter la tenue des événements sur place, y compris l’inscription, l’installation, le démontage et la coordination du service de traiteur.
- Coordonner l’expédition, l’inventaire et la distribution des articles promotionnels et des fournitures de l’ACEP.
- Répondre de manière rapide et courtoise aux demandes des membres, des dirigeant·es des sections locales et du personnel.
- Assurer la gestion des communications bilingues en veillant à leur exactitude et à leur cohérence dans les deux langues officielles.
- Saisir et mettre à jour les données relatives aux événements, à la participation et aux activités des sections locales, et contribuer à la compilation de statistiques et de résumés pour les rapports périodiques.
- Préserver la confidentialité des informations des membres et des documents de l’organisation.
Autres compétences et habiletés
- Souci du détail et compétences organisationnelles.
- Capacité à gérer plusieurs tâches et priorités dans des délais serrés.
- Tact, discrétion et professionnalisme dans le traitement des questions confidentielles.
- Connaissance des outils numériques tels que les logiciels de gestion de la relation client, les lecteurs partagés et les opérations de saisie de données ou de mise en forme de documents simples.
- Intérêt pour les relations de travail et la justice sociale (un atout).
Condition d’emploi
- Doit répondre aux exigences linguistiques du poste.
Informations supplémentaires
- Les candidates et candidats doivent être parfaitement bilingues, en anglais et en français, au moment de leur candidature. Ce poste requiert une maîtrise avancée de l’anglais et du français, tant à l’oral qu’à l’écrit, et les candidat·es doivent être prêt·es à démontrer cette maîtrise au cours de la procédure de recrutement.
- Si vous êtes membre d’un groupe méritant l’équité, nous vous encourageons à le déclarer dans le cadre du processus de recrutement. Ces informations pourront être prises en compte dans les décisions de sélection et dans l’engagement de l’ACEP à accroître la représentation de ces groupes.
- L’ACEP s’engage à offrir un milieu de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le processus d’embauche. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation au cours d’une phase quelconque du processus d’évaluation, veuillez communiquer avec nous à l’adresse rh-hr@acep-cape.ca. Toutes les informations reçues concernant les demandes de mesures d’adaptation resteront confidentielles, sauf si leur divulgation est nécessaire pour leur mise en œuvre.
- Une liste d’admissibilité des candidat·es peut être établie à partir de ce processus pour pourvoir des postes similaires au sein de l’ACEP.
- Nous communiquerons avec les candidat·es une fois les phases de présélection et d’entrevue terminées.
- Le comité de recrutement se réserve le droit d’utiliser toutes les méthodes qu’il juge appropriées pour évaluer les candidat·es, y compris l'intelligence artificielle.
- Les communications relatives à ce processus seront envoyées par courrier électronique. Il incombe à la personne candidate de s’assurer que ses coordonnées sont exactes et mises à jour, au besoin, et de mettre à jour ses renseignements personnels en cas de changement. Les candidat·es qui s’inscrivent à ce processus de sélection doivent indiquer une adresse électronique qui accepte les courriels provenant d’utilisateurs inconnus (certains systèmes de messagerie bloquent ces types de courriels).
- Les communications urgentes peuvent être transmises par courrier électronique, et il incombe à la personne candidate de consulter régulièrement sa messagerie électronique. L’absence de réponse pourrait entraîner son exclusion du processus de sélection.
- L’ACEP peut décider de recourir à une sélection descendante ou aléatoire ou à tout autre critère supplémentaire pour déterminer le nombre de candidat·es qui seront pris·es en considération pour la prochaine étape de l’évaluation.
- Au-delà des compétences et de l’expérience, nous recherchons une personne qui s’intégrera parfaitement à notre équipe : dotée de solides aptitudes en communications, capable de s’adapter et animée par la mission de l’Association, qui consiste à défendre les droits de nos membres.
- Une preuve de citoyenneté canadienne, un document attestant du statut de résident permanent ou un permis de travail ou un visa de travail ouvert valide sera demandé afin de s'assurer que les candidats sont autorisés à travailler au Canada sans restriction.
- Les candidats sont tenus de signaler tout conflit d'intérêts potentiel pouvant découler de leur emploi à ce poste. Un conflit d'intérêts peut inclure, sans s'y limiter, des relations personnelles ou financières avec des personnes ou des organisations qui pourraient affecter, ou être perçues comme affectant, l'impartialité de votre travail. Si vous pensez être en situation de conflit d'intérêts, veuillez inclure dans votre candidature une brève déclaration décrivant la nature du conflit potentiel. Cette information sera examinée de manière confidentielle et ne vous empêchera pas nécessairement d'être pris en considération.
Comment postuler
Pour que leur candidature soit prise en considération, les candidats doivent envoyer les documents suivants à rh-hr@acep-cape.ca avant le 11 septembre 2026:
- une lettre de présentation démontrant comment leur formation, leur expérience et leurs compétences répondent aux exigences du poste; et
- un curriculum vitæ à jour.
Les personnes candidates sont encouragées à démontrer clairement dans leur candidature qu’elles possèdent les qualifications clés suivantes :
- de l’expérience en soutien administratif et logistique;
- de l’expérience de travail en organisation d’événements ou d’activités d’engagement;
- de l’expérience de travail auprès de syndicats, d’organisations syndicales, d’organismes gouvernementaux ou d’ONG;
- une familiarité avec l’environnement des relations de travail et du milieu syndical de la fonction publique fédérale;
- une excellente maîtrise des deux langues officielles, soit le français et l’anglais; et
- de solides compétences organisationnelles, interpersonnelles et en gestion de projets.
Format et soumission:
- Soumettez votre candidature sous la forme d'un seul fichier PDF contenant votre lettre de motivation et votre CV.
- Indiquez « Candidature 2026-Ext-18 » dans l'objet de votre courriel.
