Date d’entrée en vigueur : le 24 avril 2026
1. Objet
1.1. La présente Politique sur la confidentialité (la « politique ») décrit la manière dont l’ACEP recueille, utilise, divulgue, conserve et protège les renseignements personnels dans le cadre de ses activités. Cette politique vise à promouvoir la transparence, la responsabilisation et des pratiques responsables en matière de traitement des renseignements, et à affirmer l’engagement de l’ACEP à respecter la vie privée des personnes dont elle détient des renseignements personnels.
1.2. À titre d’organisation qui n’exerce pas d’activité commerciale, l’ACEP n’est pas assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE »). Toutefois, pour élaborer la présente politique, l’ACEP s’est inspirée des principes de traitement équitable de l’information sur lesquels repose cette loi.
2. Application
2.1. Cette politique s’applique aux dirigeantes et dirigeants, au personnel, aux sections locales et aux membres des comités de l’ACEP, ainsi ainsi qu’à quiconque ou à tout groupe au sein de l’ACEP qui traite des renseignements personnels.
3. Définitions
3.1. Dans la présente politique,
« renseignements agrégés » désigne des renseignements qui ont été agrégés ou anonymisés de telle sorte que les personnes ne peuvent raisonnablement pas être identifiées;
« renseignements personnels » désigne des renseignements sur une personne identifiable.
4. Collecte, utilisation et divulgation de renseignements personnels
4.1. Renseignements recueillis par l’ACEP
4.1.1. L’ACEP recueille :
les renseignements personnels qui lui sont directement fournis;
les renseignements personnels générés automatiquement lors des interactions avec l’Association;
les renseignements personnels fournis par de tierces parties, y compris l’employeur.
4.1.2. L’ACEP tient un registre des membres qui peut contenir des renseignements personnels, notamment des coordonnées, des données démographiques, des renseignements liés à l’emploi et/ou d’autres données recueillies conformément à l’alinéa 4.1.1 de la présente politique. L’ACEP n’y inclut pas de renseignements personnels sensibles, tels que des renseignements relatifs à la santé, aux mesures d’adaptation, aux griefs ou à la situation financière, ou tout autre renseignement similaire de nature sensible.
4.2. Utilisation et divulgation de renseignements personnels
4.2.1. L’ACEP peut utiliser et/ou divulguer des renseignements personnels, si nécessaire, pour s’acquitter de ses obligations légales ou pour réaliser les objectifs établis à l’article 3 de ses statuts, à savoir :
l’organisation et la mobilisation des membres, notamment au moyen de communications de masse par courriel, courrier, SMS, médias sociaux ou d’autres canaux, et/ou de publicités ciblées par l’intermédiaire de prestataires de services tiers;
la représentation des membres conformément à la Politique sur les services de représentation;
la négociation collective.
4.2.2. L’ACEP peut également utiliser ou divulguer des renseignements personnels à toute autre fin autorisée par la loi ou avec le consentement de la personne concernée.
4.2.3. Les conseils exécutifs des sections locales et les membres des comités locaux d’organisation (« CLA ») peuvent se voir accorder un accès limité aux renseignements agrégés et personnels pour l’exercice de leurs fonctions. La Politique sur l’utilisation et la distribution des renseignements sur les membres aux sections locales et à leurs comités locaux d’action (CLA) contient des renseignements supplémentaires sur la façon dont les sections locales et les CLA peuvent utiliser les renseignements des membres et les outils numériques autorisés par l’ACEP.
4.3. Témoins (cookies)
4.3.1. L’ACEP peut utiliser des témoins, des pixels espions et/ou des technologies similaires sur son site Web ou ses autres plateformes numériques pour améliorer l’expérience utilisateur, effectuer des analyses, mesurer la performance et répondre aux besoins opérationnels ainsi qu’aux exigences fonctionnelles. Toute personne qui utilise le site Web ou les autres plateformes numériques de l’ACEP consent à l’utilisation de témoins et de technologies similaires conformément à la présente politique.
4.4. Partage de renseignements personnels
4.4.1. L’ACEP peut divulguer des renseignements personnels à ses administratrices et administrateurs, dirigeantes et dirigeants, employé·es, représentantes et représentants, agentes et agents, sous-traitantes et sous-traitants, fournisseurs de services ou à d’autres tierces parties lorsque cette divulgation est raisonnablement nécessaire à la réalisation des objectifs établis dans les statuts de l’ACEP ou lorsque la loi l’exige.
4.4.2. Avant de fournir des renseignements personnels à de tierces parties, l’ACEP mettra tout en œuvre pour s’assurer qu’elles disposent de politiques et de mesures appropriées pour protéger ces renseignements. Cependant, une fois que les renseignements personnels sont divulgués à une tierce partie, l’ACEP n’a plus aucun contrôle sur leur utilisation, leur protection ou leur sécurité ultérieures, et ne peut garantir les pratiques du destinataire à cet égard.
4.4.3. L’ACEP ne vend, n’échange, ni ne loue les renseignements personnels. Les renseignements personnels recueillis servent uniquement aux fins décrites dans la présente politique, notamment pour fournir et améliorer les services, assurer les communications et satisfaire aux exigences légales ou opérationnelles.
4.5. Principe de protection des renseignements personnels
4.5.1. L’ACEP s’efforce d’utiliser les moyens les moins attentatoires à la vie privée pour atteindre les objectifs établis dans ses statuts et s’acquitter de ses obligations légales lors de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation de renseignements personnels. Sous réserve de limites technologiques, ces moyens comprennent notamment ce qui suit :
Accès selon le rôle – L’accès aux renseignements personnels est limité à ce qui est strictement nécessaire à l’exercice de fonctions spécifiques, selon le principe du « besoin de connaître ».
Renseignements agrégés et renseignements personnels – L’ACEP accorde la priorité aux renseignements agrégés plutôt qu’aux renseignements personnels, à moins que ces derniers ne soient raisonnablement nécessaires. L’accès aux renseignements personnels n’est accordé que si les renseignements agrégés s’avèrent insuffisants pour accomplir la tâche autorisée. Les renseignements personnels ne seront pas privilégiés par rapport aux renseignements agrégés simplement pour des raisons de commodité.
Accès limité dans le temps – L’accès aux renseignements personnels prend fin au terme du mandat de la personne ou dès l’accomplissement de la tâche ayant justifié cet accès.
Utilisation contrôlée – L’exportation, le partage ou le stockage de renseignements personnels à l’extérieur des systèmes autorisés sont strictement interdits, sauf indication contraire dans la présente politique.
5. Consentement
5.1. Dans la mesure du possible, l’ACEP demandera le consentement des personnes avant de collecter, d’utiliser et de divulguer leurs renseignements personnels.
5.2. L’acceptation des conditions de la présente politique sera considérée comme un consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation décrites dans la présente politique.
5.3. L’ACEP n’est pas tenue d’obtenir le consentement pour collecter, utiliser ou divulguer des renseignements personnels dans les circonstances suivantes :
pour respecter une obligation légale, telle que le devoir de représentation de l’ACEP;
pour protéger la vie, la santé ou la sécurité d’une personne;
pour négocier ou administrer une convention collective;
lorsque ces renseignements personnels sont fournis par l’employeur en vertu d’une convention collective négociée par l’ACEP.
5.4. L’ACEP peut, de temps à autre, publier sur les médias sociaux des photographies ou des vidéos d’événements qu’elle organise ou auxquels elle participe, comme des rassemblements, des marches, des manifestations et des piquets de grève. En participant à un événement de l’ACEP, le consentement à figurer sur des photographies ou vidéos publiées est présumé, mais toute personne conserve le droit de s’opposer à leur diffusion publique ou d’en demander le retrait des médias sociaux.
5.5. Les membres peuvent retirer leur consentement ou se désabonner des communications de masse de l’ACEP en cliquant sur le lien de désabonnement figurant au bas de ces courriels ou en écrivant à l’ACEP à membership@acep-cape.ca.
6. Protection des renseignements personnels
6.1. Mesures de sécurité
6.1.1. La sécurité des renseignements personnels recueillis est une priorité pour l’ACEP. À cet effet, l’ACEP met en œuvre des mesures de sécurité administratives, technologiques et physiques adaptées à leur degré de sensibilité, notamment :
Contrôles d’accès et permissions selon le rôle;
Systèmes électroniques et mots de passe sécurisés;
Obligations de confidentialité pour les dirigeant·es, les employé·es, les représentant·es et toute autre personne traitant des renseignements personnels;
Pratiques de stockage et d’élimination sécurisées.
6.1.2. Aucune méthode de transmission ou de stockage de renseignements n’est totalement sûre. Bien que toutes les mesures raisonnables soient prises pour protéger les renseignements personnels, leur transmission par voie électronique comporte des risques inhérents, et une sécurité absolue ne peut être garantie. Il arrive que certaines atteintes à la sécurité des données ne puissent être anticipées ou évitées de manière raisonnable. Advenant une atteinte à la sécurité des données compromettant des renseignements personnels, l’ACEP prendra des mesures raisonnables pour contenir l’incident, limiter les dommages et aviser les personnes dont les renseignements ont été compromis.
6.1.3. L’utilisation du site Web de l’ACEP ou la transmission de renseignements personnels à l’ACEP se font aux propres risques de la personne concernée et dégagent l’ACEP de toute responsabilité en cas de brèche de sécurité, y compris en cas de partage de ces renseignements avec de tierces parties.
6.2. Liens vers des sites tiers
6.2.1. La présente politique ne s’applique pas aux sites tiers accessibles depuis le site Web de l’ACEP. Ces sites disposent de politiques de confidentialité distinctes et indépendantes qui peuvent différer de la présente politique. L’ACEP décline toute responsabilité quant au contenu et aux activités de ces sites. Pour en savoir plus, il est suggéré de se référer aux politiques de confidentialité publiées directement sur ces sites.
6.3. Conservation et destruction
6.3.1. L’ACEP peut conserver les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour atteindre l’objectif spécifique pour lequel ils ont été recueillis, pour réaliser les objectifs établis dans ses statuts, ou pour satisfaire à des obligations légales.
6.3.2. Lorsque la conservation de ces renseignements n’est plus nécessaire, l’ACEP s’engage à les supprimer ou à les détruire de manière sécurisée.
7. Accès à ses renseignements personnels
7.1. Les membres peuvent demander à l’ACEP de prendre les mesures suivantes concernant leurs renseignements personnels :
Suppression des données – Une demande peut être faite pour effacer ou supprimer la totalité ou une partie des renseignements personnels.
Modification ou correction des données – Une demande peut être faite pour modifier, mettre à jour ou corriger des renseignements personnels dans certains cas, particulièrement si ceux-ci sont inexacts.
Limitation ou restriction de l’utilisation des renseignements personnels – Une demande peut être faite pour faire cesser l’utilisation de la totalité ou d’une partie des renseignements personnels, ou en restreindre l’utilisation.
Accès aux renseignements personnels – Une demande peut être faite pour obtenir une copie des renseignements personnels associés à leur profil.
7.2. Certains types de renseignements ne peuvent légalement être fournis par l’ACEP, notamment ceux concernant une tierce personne qui ne peuvent être dissociés des renseignements personnels de la partie requérante, les renseignements permettant d’identifier une tierce personne ou ceux dont la divulgation est restreinte pour des raisons juridiques.
7.3. Les demandes relatives aux renseignements personnels doivent être adressées à la personne responsable de la protection de la vie privée de l’ACEP. Elles seront satisfaites dans la mesure du possible, sauf si l’accès à ces renseignements risque d’empêcher l’ACEP d’accomplir ses fonctions ou ses obligations, ou si la loi en dispose autrement.
8. Mises à jour
8.1. L’ACEP se réserve le droit de mettre à jour la présente politique de manière périodique afin de refléter les changements apportés à ses pratiques ou à ses obligations en matière de protection de la vie privée. L’ACEP s’efforcera d’informer ses membres de toute mise à jour importante de cette politique.
8.2. Il est recommandé de consulter régulièrement la présente politique afin de prendre connaissance de toute modification.
9. Administration
9.1. La présente politique est administrée par la personne responsable de la protection de la vie privée de l’ACEP :
Responsable de la protection de la vie privée
Matthew Ashworth
prive@acep-cape.ca
9.2. Toute question, préoccupation ou plainte concernant la présente politique ou la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels par l’ACEP doit être adressée au responsable de la protection de la vie privée.
