Phénix

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Dossier Phenix

Le système de paye Phénix a entraîné des problèmes de paye importants et persistants pour les fonctionnaires du gouvernement fédéral. L’ACEP continue de défendre les intérêts de ses membres touché·es par des erreurs de paye, des retards de paiement, des trop-payés et d’autres problèmes liés au système Phénix.

Si vous rencontrez un problème de paye, il est important de vérifier vos relevés de paye, de signaler le problème à votre employeur et de conserver des copies de la correspondance pertinente, de vos talons de paye et des pièces justificatives.

Vous avez un problème de paye?

Dans un premier temps, signalez le problème aux services de rémunération de votre ministère ou au Centre des services de paye de la fonction publique, selon le cas. Notez la date à laquelle vous avez signalé le problème, les numéros de dossier ou de billet, ainsi que les réponses que vous recevez.

Si le problème n’est toujours pas résolu et qu’il pourrait constituer une violation de votre convention collective ou d’autres droits liés au travail, contactez l’ACEP pour obtenir des conseils.

Selon les circonstances, des mesures supplémentaires, notamment le dépôt d’un grief, peuvent s’avérer appropriées.

Vous avez reçu un avis de trop-payé du système Phénix? Suivez les étapes 1 à 3.

Si vous recevez un avis indiquant que vous avez été payé·e en trop, ne l’ignorez pas et n’acceptez pas automatiquement que le montant indiqué est exact.

Lisez attentivement l’avis et prenez le temps de vérifier les informations avant de répondre. Portez une attention particulière à la date limite indiquée dans l’avis. Si vous ne reconnaissez pas le trop-payé avant cette date, le recouvrement commencera généralement selon les modalités de remboursement par défaut figurant dans l’avis. Cela peut se produire même si vous contestez le trop-payé.

Le fait de répondre avant la date limite ne vous oblige pas à reconnaître le trop-payé allégué. Si vous n’êtes pas d’accord avec tout ou partie du montant, vous pouvez répondre en le contestant, comme décrit à l’étape 3 ci-dessous.

Étape 1. Vérifiez le trop-payé allégué.

Comparez les informations figurant dans l’avis avec vos propres dossiers, notamment :

  • le montant que l’employeur estime que vous devez;
  • la période au cours de laquelle le trop-payé allégué s’est produit;
  • la raison invoquée pour justifier le trop-payé;
  • vos talons de paye et autres documents relatifs à cette période;
  • tout remboursement ou toute retenue antérieur(e) concernant la même période.

Si un élément ne correspond pas à vos propres dossiers, notez la divergence en question.

Étape 2. Lisez attentivement l’annexe A avant de répondre.

L’annexe A fournit généralement des informations sur le ou les trop-payés allégués.

Ne présumez pas que ces informations sont correctes simplement parce qu’elles sont mentionnées dans l’avis. Si vous ne comprenez pas comment un montant a été calculé, vous pouvez demander des précisions à l’employeur.

Étape 3a. Lisez attentivement l’annexe B avant de répondre.

L’annexe B vous permet de répondre à l’avis de trop-payé de l’employeur et de choisir l’option appropriée en fonction de votre situation.

Étape 3b. Si vous n’êtes pas d’accord avec l’avis, contactez immédiatement l’ACEP et répondez à l’avis de l’employeur.

Si vous estimez que le montant du trop-payé indiqué dans l’annexe A est incorrect, a déjà été remboursé, comprend des montants en double ou ne correspond pas à vos propres dossiers, les directives fédérales actuelles demandent aux employé·es de choisir l’option de contestation applicable dans l’annexe B et de fournir des informations ou des pièces justificatives. Soyez aussi précis·e que possible. Le simple fait d’indiquer que vous n’êtes pas d’accord avec l’avis risque de ne pas permettre à l’employeur de bien comprendre les motifs de votre contestation.

Expliquez la raison précise de votre désaccord dans votre réponse. Précisez le numéro ou le montant du trop-payé que vous contestez et fournissez les informations justificatives pertinentes.

Par exemple, vous devrez peut-être expliquer que :

  • selon vous, le montant a déjà été remboursé;
  • les dates ou le montant ne correspondent pas à vos propres dossiers;
  • les informations fournies par l’employeur ne reflètent pas ce qui s’est réellement passé;
  • vous avez besoin d’informations supplémentaires pour vérifier la dette alléguée;
  • vous estimez qu’une partie ou la totalité du trop-payé allégué pourrait avoir dépassé le délai de prescription applicable. REMARQUE : pour poursuivre cette démarche, vous devez obtenir des conseils avisés de la part de l’ACEP. Pour en savoir plus sur le délai de prescription et savoir s’il s’applique à votre situation, consultez la section ci-dessous intitulée « Que faire en cas de trop-payés datant de plus de six ans? »

Exemples de réponses :

Je conteste le trop-payé n° ___ car mes dossiers indiquent que ce montant a déjà été recouvré le [date] ou aux alentours de cette date. Veuillez vérifier l’historique des recouvrements et me confirmer les montants déjà perçus.

ou :

Je ne suis pas en mesure de vérifier le trop-payé n° ___ sur la base des informations fournies. Veuillez m’indiquer les périodes de paye, les versements et les calculs utilisés pour déterminer le trop-payé allégué afin que je puisse les comparer avec mes dossiers.

Ne tardez donc pas à contacter l’équipe de représentation de l’ACEP si vous contestez un montant, plutôt que d’attendre la fin de l’examen du Centre des services de paye ou de la procédure de contestation du trop-payé. Cela permettra de déterminer et de préserver les délais applicables pour un recours formel. Il convient notamment de noter que les conventions collectives EC et TR fixent un délai de 25 jours pour déposer un grief à compter de la date à laquelle vous avez été informé·e de la mesure ou à laquelle vous avez pris connaissance pour la première fois de l’action ou des circonstances donnant lieu au grief. Il ne faut pas présumer que le fait de soumettre une réponse au moyen de l’annexe, de demander des renseignements supplémentaires à l’employeur, de créer un billet auprès du Centre des services de paye ou de tenter autrement de résoudre le problème par l’intermédiaire du système de paye suspend ou prolonge le délai de dépôt d’un grief prévu par la convention collective. La contestation d’un trop-payé et le dépôt d’un grief ne sont pas nécessairement la même chose. L’ACEP peut vous aider à déterminer si les circonstances constituent un problème relevant de la convention collective ou un autre problème lié aux relations de travail nécessitant un recours distinct ou supplémentaire.

Important : le fait de contester un trop-payé n’empêche généralement pas l’employeur d’entamer la procédure de recouvrement. Contactez l’ACEP à l’adresse representation@acep-cape.ca si vous craignez que le recouvrement ne commence alors que la contestation est toujours en cours.

Que faire en cas de trop-payés datant de plus de six ans?

La Loi sur la responsabilité civile de l’État et le contentieux administratif établit un délai de prescription de six ans qui peut avoir une incidence sur la capacité de la Couronne à recouvrer les trop-payés salariaux.

Toutefois, le fait qu’un montant particulier soit ou non hors du délai de prescription peut dépendre des circonstances spécifiques, notamment la date à laquelle le trop-payé s’est produit, le fait que la dette ait été reconnue par la suite et le fait que l’employeur ait ou non pris des mesures de recouvrement dans le délai applicable.

Si vous estimez qu’un trop-payé allégué remonte à environ six ans ou plus, ne reconnaissez pas la dette et n’acceptez pas de rembourser le montant sans avoir d’abord examiné les dates et les circonstances. Contactez l’ACEP à l’adresse representation@acep-cape.ca avant d’accepter de rembourser, afin que votre situation particulière puisse être examinée.

Si vous avez d’abord besoin de plus amples informations de la part de l’employeur, vous pouvez les demander par écrit. Par exemple : Je demande des informations supplémentaires concernant le trop-payé n° ___ d’un montant de ___ $, qui semble remonter au ___. Veuillez m’indiquer les périodes de paye concernées, la date à laquelle le trop-payé a été relevé et toute mesure de recouvrement prise à ce jour. Cette demande ne constitue pas une reconnaissance de la dette alléguée.

L’application du délai de prescription dépend de votre situation personnelle; il est donc important de contacter l’ACEP avant de répondre.

Que faire si je n’ai pas les moyens d’effectuer le remboursement proposé?

Si le recouvrement devait vous causer des difficultés financières, des modalités de remboursement assouplies pourraient être envisagées. Les directives fédérales actuelles permettent aux employé·es qui éprouvent des difficultés financières de demander, dans certaines circonstances, un montant de recouvrement inférieur au montant normalement prévu. Notez que pour présenter cette demande, vous devez généralement reconnaître le trop-payé.

Suivez les instructions figurant dans votre avis et contactez votre service de rémunération ou le Centre des services de paye de la fonction publique pour connaître les options qui s’offrent à vous. Si vous avez besoin d’aide pour comprendre vos options, contactez l’ACEP à l’adresse representation@acep-cape.ca.

Que faire si les retenues ont déjà commencé?

Les employeurs ne sont pas tenus d’émettre le même type d’avis avant le recouvrement pour tous les trop-payés. Certains trop-payés peuvent être recouvrés dès que des fonds sont disponibles, conformément aux règles fédérales applicables en matière de rémunération.
 

Toutefois, si les retenues ont déjà commencé et que vous estimez que le montant est erroné, que vous n’avez pas reçu les informations auxquelles vous aviez droit ou que le recouvrement ne semble pas respecter la procédure applicable, contactez immédiatement votre service de rémunération ainsi que l’ACEP à l’adresse representation@acep-cape.ca pour obtenir des conseils.

Avant de communiquer avec l’ACEP

Afin de nous aider à évaluer efficacement votre situation, veuillez nous fournir, dans la mesure du possible, les éléments suivants :

  • l’avis de trop-payé;
  • l’annexe A et l’annexe B;
  • les talons de paye pertinents;
  • les avis de trop-payé antérieurs;
  • les relevés des montants déjà recouvrés;
  • la correspondance avec le Centre des services de paye ou le service de rémunération de votre ministère;
  • les numéros de dossier ou de billet pertinents; et
  • une brève explication des éléments que vous jugez erronés ou pour lesquels vous avez besoin d’aide afin de mieux les comprendre.

Le fait de fournir ces documents dès le départ peut aider l’ACEP à déterminer rapidement si le problème concerne le calcul du trop-payé, la procédure de recouvrement, le délai de prescription ou une question liée à la convention collective, ou si d’autres recours sont possibles.

L’ACEP peut vous aider

L’ACEP peut aider ses membres à comprendre leurs droits au travail et les recours possibles lorsqu’un trop-payé ou son recouvrement dans le cadre du système Phénix soulève un problème de relations de travail.

Selon les circonstances, l’ACEP peut vous aider à :

  • comprendre la demande de remboursement de l’employeur concernant le trop-payé et le processus de recouvrement;
  • cerner les renseignements à demander à l’employeur;
  • déterminer si le montant ou le recouvrement est contesté;
  • identifier les problèmes potentiels liés au délai de prescription;
  • comprendre les options de remboursement qui s’offrent à vous;
  • déterminer si un grief ou un autre recours pourrait être approprié; et
  • intervenir lorsque la procédure de recouvrement ne semble pas avoir été correctement suivie.

La contestation d’un trop-payé et le dépôt d’un grief ne sont pas nécessairement la même chose. L’ACEP peut vous aider à déterminer si les circonstances constituent un problème relevant de la convention collective ou un autre problème lié aux relations de travail nécessitant un recours distinct ou supplémentaire.

L’ACEP ne peut fournir de conseils fiscaux ou financiers personnels. Les questions concernant le traitement fiscal d’un trop-payé doivent être adressées à l’autorité gouvernementale compétente ou à un·e fiscaliste qualifié·e.

De manière générale, étant donné que les procédures et politiques fédérales en matière de rémunération peuvent changer, les membres doivent consulter les directives en vigueur du gouvernement du Canada avant de répondre à un avis de trop-payé. Au besoin, contactez l’ACEP à l’adresse representation@acep-cape.ca.

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