Garantir l’avenir de notre Association

le 13 juin 2005

Le présent document dresse le tableau de la situation financière de l’Association. Il expose les choix à faire et les stratégies à adopter en vue de garantir l’avenir et la pérennité de notre Association. Il souligne certaines initiatives de l’Association et le leadership dont ont fait preuve le CEN et les dirigeants de sections locales pour trouver le niveau de cotisations approprié afin de continuer à fournir les services aux membres.

Les renseignements énoncés ici vous aideront à lancer la discussion sur l’enjeu de la hausse des cotisations à l’occasion de réunions des membres de sections locales. (voir les Annexes A’ B, et C pour plus d’informations).

Pourquoi devons-nous hausser les cotisations?

L’Association doit hausser les cotisations pour continuer d’assurer les importants services exigés par nos membres. Afin d’atteindre cet objectif, il nous faut faire trois choses :

I. éliminer le déficit d’exploitation courant le plus rapidement possible;

ii. couvrir nos dépenses d’exploitation annuelles;

iii. constituer un fonds de prévoyance, ou avoir des membres, raisonnable au bout de l’horizon de planification.

Outre ce qui précède, voici d’autres considérations touchant la hausse des cotisations.

En premier lieu, l’ACEP doit augmenter la capacité de son personnel de répondre aux services demandés par les membres. Malheureusement, il devient de plus en plus difficile pour l’ACEP de maintenir le niveau de service actuel en raison du volume et de la complexité croissante des demandes des membres.

Nous ressentons déjà la pression découlant de la mise en œuvre de la Loi sur la modernisation de la fonction publique (LMFP), la réforme de la gestion des ressources humaines la plus profonde que le gouvernement fédéral ait entreprise en près de 40 ans. À cette fin, le gouvernement a adopté une nouvelle loi entrée en vigueur le 1er avril 2005, la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique (LRTFP). Des modifications à la Loi sur la gestion des finances publiques prennent également effet le 1er avril. En outre, des modifications à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique entreront en vigueur en décembre 2005.

La LRTFP, comme vous le savez, introduit divers processus de consultation syndicale-patronale dans les ministères et organismes dans le but de tenter de résoudre les problèmes avant qu’ils ne se transforment en griefs. Ces mécanismes d’intervention précoce exigent des rencontres entre les représentants de l’employeur et du syndicat. Pour l’ACEP, cela exige la participation des ART et des dirigeants de sections locales, ce qui pousse notre capacité actuelle à la limite.

Deuxièmement, l’ACEP doit intégrer dans ses opérations quotidiennes une personne ou ressource s’occupant d’élaboration de politiques et des efforts de lobbying afin d’être davantage proactive dans le nouveau contexte des relations de travail. Présentement, en raison de ressources restreintes, la capacité de l’ACEP d’agir, plutôt que de réagir, face aux grands changements est très limitée.

Troisièmement, à l’occasion de différentes assemblées générales, nos membres ont clairement réclamé davantage d’information et de nouveaux moyens de communications électroniques. Pour répondre à ces demandes, la fonction communications de l’ACEP aurait besoin de plus de ressources. Si on doit recourir aux cyberconférences et à d’autres innovations des TI, il serait prudent et plus économique d’engager un spécialiste de l’informatique à l’interne. Les responsabilités de cette personne comprendraient la gestion du système informatique du bureau et d’autres fonctions de communications connexes.

Quatrièmement, plus de communications exigent plus de traduction. Comme vous le savez, un des principes de base enchâssés dans nos Statuts stipule que « Nous veillerons à la constitution d’un syndicat vraiment bilingue (…) » Le coût d’affermage de la traduction monte au rythme des communications avec les membres. Ici également, il serait prudent et plus économique d’embaucher un traducteur à temps partiel qui assurerait à l’interne les services de traduction.

On trouvera un exposé complet sur cet enjeu et des renseignements sur d’autres besoins et coûts organisationnels à l’annexe D – Justification et analyse des besoins de personnel additionnel.

Faire preuve de leadership

Étant donné l’importance de garantir l’avenir de notre Association, l’Exécutif national et les dirigeants de sections locales se sont prononcé fortement en faveur du maintien de l’ACEP et de la hausse des cotisations. Le CEN, avant la réunion des dirigeants de sections locales (DSL) de février, a étudié et approuvé plusieurs scénarios de hausse des cotisations et les ont présentés aux DSL. À la suite de discussions approfondies, d’échanges de vues et de l’expression d’avis divergents, le CEN a créé un Groupe de travail sur les cotisations chargé de recommander le niveau approprié de hausse des cotisations.

Pour plus d’information sur les activités du Groupe de travail voir l’annexe E – Résumé du rapport du Groupe de travail sur les cotisations.

Les cotisations les deuxièmes plus basses!

Il y a diverses façons d’établir le niveau des cotisations versées par les membres à leur syndicat. À l’heure actuelle, tous les membres de l’ACEP payent la même cotisation, soit un montant fixe de 23 $ par mois. Une autre approche serait de percevoir un pourcentage fixe du salaire réel de chaque membre. Cette approche a été examinée mais a été jugée inappropriée pour nos membres.

Bien que la hausse des cotisations que votre Conseil exécutif national proposera puisse sembler élevée par rapport à 23 $ par mois, nos cotisations, qui sont actuellement les plus basses, demeureront les deuxièmes plus basses parmi les agents négociateurs de la fonction publique fédérale. L’Association canadienne des agents financiers a les cotisations les plus basses, soit 25 $ par mois.

Les services que nous fournissons

Pour s’attaquer à la question du déficit, il est important de réfléchir sur le genre de services que l’Association offre et sur la façon dont ceux-ci peuvent influer sur vos carrières. Par exemple, l’ACEP :

• Fournit aux membres individuels un service de qualité insurpassée sur les questions de relations employeur-employés. Depuis la création de l’ACEP, nos agents des relations de travail (ART) ont traité globalement 502 griefs et 117 appels. Outre le fait que le nombre de griefs a augmenté, l’évolution des griefs présentés par les membres de l’ACEP a aussi fait grossir la charge de travail. Au cours des quelques dernières années, la nature des griefs est passée de griefs de type technique portant sur la convention collective à des griefs sur des questions plus complexes comme le harcèlement et l’abus de pouvoir. Il en résulte qu’il faut en moyenne davantage de ressources pour traiter chaque grief;

• Négocie les conventions collectives pour tous les membres de ses unités de négociation. L’ACEP négocie les conventions collectives des EC, BdP et TR, de même que le Régime d’incitatif monétaire de ces derniers. L’Association constitue un syndicat de professionnels respectés dans la fonction publique fédérale;

• Intente diverses actions en justice pour lutter au nom des membres contre l’appropriation par le gouvernement de l’excédent de la caisse de retraite engendré par les cotisations des membres au régime;

• Conseille et représente les membres sur des questions de droits individuels et de droits de la personne. Par exemple, elle est intervenue à tous les niveaux judiciaires, et ce, jusqu’en Cour suprême du Canada, dans l’affaire Vaid portant sur les droits de la personne contre la Chambre des communes;

• Fait valoir les intérêts des membres de l’ACEP au sein de comités et groupes de travail de consultation syndicale-patronale. Par exemple, l’ACEP a mis sur pied conjointement le Comité consultatif syndical-patronal national à Industrie Canada pour veiller à ce que nous soyons informés des changements et décisions qui pourraient avoir une incidence négative sur nos membres. L’ACEP a aussi joué un rôle déterminant dans l’établissement d’un nouveau protocole de consultation avec le Bureau de la traduction. Elle a aussi été très active à soulever les préoccupations au sujet des objectifs de production établis par le Bureau, ce qui a mené à la modification d’un nouveau système;

• Prépare et donne de la formation aux délégués et travaille avec les agents des sections locales. Deux fois par année, les ART donnent aux délégués et aux dirigeants de sections locales de la formation notamment sur les sujets suivants :

< formation de base des délégués (procédure de règlement des griefs et procédure d'appel),
< connaître votre convention collective,
< santé et sécurité au travail,
< négociations,
< installations.

En outre, chaque année, les ART aident les sections locales à organiser leurs assemblées générales annuelles;

• Examine les politiques et les lignes directrices gouvernementales et rédige des déclarations de principe;

• Collabore avec d’autres syndicats afin d’établir dans la mesure du possible un front commun sur les enjeux touchant l’ensemble d’un ministère ou d’un service;

• Intervient devant la Commission des relations de travail dans la fonction publique au nom des membres. Par exemple, de nombreux membres ont tiré avantage de l’intervention de l’Association contre l’interprétation discriminatoire à l’égard de nos membres de la décision LaJoie par le Conseil du Trésor. [La Décision Lajoie découle d’une plainte de discrimination déposée conjointement par l’Association des employé(e)s en sciences sociales (AESS) et le Syndicat canadien des employés professionnels et techniques (SCEPT) contre le Conseil du Trésor pour avoir utilisé une méthode de calcul de la paye rétroactive s’appuyant sur la décision Lajoie de la Cour fédérale pour tous les membres au lieu d’utiliser le calcul le plus avantageux pour les employés.] L’ACEP a également déposé une plainte devant la Commission canadienne des droits de la personne sur une question concernant le droit des TR au règlement en matière de parité salariale;

• Prépare et présente des mémoires à des comités parlementaires au sujet de projets de loi visant directement les membres de l’ACEP. Par exemple, des mémoires ont été présentés sur les projets de loi C-78 (Appropriation de l’excédent de la caisse de retraite), C-25 (Loi sur la modernisation de la fonction publique) et C-241 (Loi sur la dénonciation dans la fonction publique);

• Effectue des recherches sur des questions d’importance pour les membres. Par exemple, l’ACEP a rassemblé et préparé des renseignements concernant l’incidence des objectifs de production en traduction sur l’obligation d’accommodement. Elle a aussi fait une étude sur les réponses au Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux et une étude sur la question des heures supplémentaires non payées.

ANNEXE A

Contexte

• Au cours des années 1990 et jusqu’en 2001, la conjoncture permettait tant au SCEPT qu’à l’AESS (les agents négociateurs fondateurs de l’ACEP) de fonctionner à des coûts d’exploitation relativement faibles. Entre autres facteurs, mentionnons la suspension de la négociation collective pendant plusieurs années, l’hésitation des employés de la fonction publique à recourir aux procédures de redressement pendant la revue des programmes et le peu d’actions en justice intentées par les syndicats de la fonction publique.

• En outre, l’AESS et le SCEPT ont tous deux bénéficié du faible marché locatif pour les locaux à bureaux vers la fin des années 1990.

• Cette conjoncture n’existe plus, ni ne reviendra-t-elle. À la clôture de l’année 2003, l’AESS (NON l’ACEP) subissait un premier déficit d’exploitation vérifié d’environ 56 780 $. À la clôture de l’exercice 2003-2004, l’ACEP inscrivait son premier déficit vérifié de 1,09 M$.

• À l’ouverture de l’exercice 2004-2005 de l’ACEP (1er août), l’Association avait une réserve d’environ 3,0 M$. Le déficit de l’ACEP est maintenant d’environ 560 000 $.

• L’Association supportera deux déficits budgétaires consécutifs d’environ 1,04 M$ et 1,13 M$ au cours des deux exercices se terminant le 31 juillet 2006, si les cotisations demeurent inchangées à 23 $ par mois. Ainsi, le déficit à lui seul dissipera les deux tiers de la réserve de l’ACEP. À la clôture de l’exercice financier se terminant le 31 juillet 2007, l’avoir des membres de l’Association deviendra un chiffre négatif d’environ 270 000 $.

• Les déficits d’exploitation sont le résultat de nombreux facteurs, notamment : l’embauche de personnel additionnel pour répondre à la demande croissante de services; la hausse des coûts de la négociation collective; l’augmentation des honoraires professionnels pour les services juridiques découlant des actions intentées pour protéger l’excédent de vos pensions de retraite, les causes en matière de droits de la personne, l’équité salariale et d’autres litiges; la montée en flèche des coûts des locaux dans la région de la capitale nationale; l’insuffisance d’une cotisation de 23 $ par mois pour soutenir un syndicat de la fonction publique en 2005.

ANNEXE B – Situation financière mise en perspective donne une information détaillée et complète (faits et chiffres) sur les causes des déficits.

• L’avoir réuni du SCEPT et de l’AESS a servi, en grande partie, à la construction et à l’ameublement des nouveaux bureaux de l’ACEP, ainsi qu’à l’achat de matériel, d’ordinateurs, etc.

• La question du déficit d’exploitation inquiète vivement le Conseil exécutif national. C’est pourquoi ce dernier a soulevé cet enjeu et en a discuté dans divers forums de l’ACEP au cours de la dernière année. Voir à l’annexe B – Chronologie des discussions sur la hausse des cotisations.

ANNEXE B

La situation financière mise en perspective

Dans les précédentes communications sur la situation financière de l’Association, le CEN vous a renseignés sur la façon dont le déficit d’exploitation actuel s’est produit.

1. Le déficit avant l’ACEP – Facteurs contributifs

À la fin de l’année 2003, l’AESS subissait son premier déficit d’exploitation vérifié d’environ 56 780 $.

Les principaux facteurs contributifs ont été les suivants :

a. Embauche de personnel additionnel

Un employé supplémentaire a été embauché avant la fusion, ce qui, ajouté aux augmentations de salaire, a fait monter la masse salariale de 110 000 $.

b. Dépenses en informatique

Approximativement 60 000 $ ont été dépensés pour les ordinateurs, la maintenance, le site Web, etc.

c. Réunions du CEN

Plusieurs réunions extraordinaires antérieures à la fusion ont fait monter les dépenses de 15 000 $ par rapport à l’année précédente.

d. Impression et affranchissement

Surtout en raison des assemblées générales extraordinaires, ce poste de dépense a fait un bond de
70 000 $.

e. Formation des délégués

Le coût de la formation des délégués a augmenté d’environ 32 000 $.

f. Déplacements

Les déplacements des ART pour desservir les membres dans les régions, ceux des membres venant dans la région de la capitale nationale et les coûts de participation au CNM ont fait monter les dépenses d’environ 27 000 $.

g. Diminution des autres revenus

En raison surtout des fluctuations des taux d’intérêt, les revenus ont baissé d’environ 30 000 $.

2. Déficit courant de l’ACEP – Facteurs contributifs

Les principales causes du déficit touchent les postes suivants, sans ordre particulier :

a. Revenu d’intérêt

Des placements ont été encaissés pour faire face à nos obligations, c'est-à-dire payer l’entrepreneur pour la construction des nouveaux bureaux. En tout, nous avons encaissé 400 000 $, ce qui a fait baisser nos revenus d’intérêt. En outre, la conjoncture a réduit les rendements sur nos investissements. La diminution du revenu d’intérêt est d’environ 40 000 $.

b. Dépenses en informatique

L’installation des ordinateurs dans les nouveaux bureaux a entraîné des coûts additionnels, par exemple pour le câblage, de nouvelles licences et la programmation de la base de données. En outre, de nouveaux ordinateurs ont été loués afin de brancher tous les employés. Le coût total est d’environ
77 000 $.

c. Négociation collective et réunions

Les dépenses ont grimpé pour deux unités de négociation, soit les groupes EC et TR. Le groupe TR avait deux comités de négociation distincts, un pour la négociation de la convention collective proprement dite et l’autre pour la négociation du Régime d’incitatif monétaire. Un montant d’environ
62 000 $.

d. Honoraires professionnels

Ceux-ci ont augmenté d’environ 100 000 $. Nous avons payé une provision de 25 000 $ pour la contestation du projet de loi C-78 sur l’excédent des pensions de retraite, une action en justice intentée de concert avec d’autres agents négociateurs, la GRC, l’Association des retraités militaires, afin de protéger l’excédent des pensions de retraite. Les honoraires juridiques ont aussi monté en raison de l’intervention dans l’affaire Vaid (sur les droits de la personne sur la Colline parlementaire) et pour la question de l’équité salariale des TR.

e. Loyer

Avec la fusion, l’ACEP avait besoin de plus d’espace. Ni l’AESS, ni le SCEPT n’avait des locaux suffisamment grands pour loger le personnel fusionné. Un examen en profondeur a été réalisé pour s’assurer que l’ACEP a suffisamment d’espace pour le personnel actuel et la croissance prévue, de même que pour l’entreposage.

L’ACEP avait aussi besoin d’être située au centre afin d’être facilement accessible à la majorité des membres et aux circuits d’autobus. L’ACEP a donc mis sur pied un sous-comité qui, de concert avec le courtier en immeubles Royal Lepage et le personnel du syndicat, a fait des recommandations s’appuyant sur les exigences ci-dessus afin de trouver des installations raisonnables. Face à la montée en flèche des coûts des locaux à bureaux à cette époque dans la RCN, l’ACEP a choisi les locaux actuels car c’était la meilleure option disponible. En signant un bail ferme à long terme, nous avons eu droit à une année de loyer gratuit.

Présentement, l’ACEP occupe 15 607 pieds carrés. Le loyer minimum jusqu’au 31 décembre 2006 est de 22 $ le pied carré, plus 19,13 $ pour les frais d’exploitation et les taxes. Pour la période allant du 1er janvier 2007 au 30 septembre 2013, le loyer minimum sera de 24 $ le pied carré incluant 19,13 $ de frais d’exploitation. Selon le Ottawa Business Journal d’août 2003, il s’agissait d’une excellente entente car l’ACEP paie en réalité un loyer inférieur au taux du marché pour des locaux de catégorie A au cœur du centre ville d’Ottawa.

f. Salaires

L’effectif actuel de l’ACEP est de 20 employés. Les salaires et les avantages sociaux du personnel ont augmenté de 290 000 $. Ceci comprend une dépense provisoire pour un VP-TR à temps plein pendant une partie d’année.

f. Perfectionnement du personnel

Pour amener notre personnel à mieux maîtriser les deux langues officielles et à mieux desservir nos membres, les dépenses pour des cours de langue ont augmenté d’environ 42 000 $.

Annexe C

Chronologie des discussions sur la hausse des cotisations

• Les questions des ressources, des types de services et de la viabilité financière de l’Association ont été soulevées et discutées dans divers forums de l’ACEP et à divers moments en 2004. Tant le Conseil exécutif national (CEN) que le Comité des finances en ont discuté.

• Afin de séparer l’exercice budgétaire 2004-2005 de toute décision à long terme prise par les membres au sujet du niveau approprié des cotisations de l’Association, le CEN a décidé de demander au Comité des finances de compléter d’abord l’exercice budgétaire.

• Le CEN a aussi décidé de demander au Comité des finances de préparer de l’information à l’intention du nouveau CEN devant être élu en décembre 2004. Cette information avait pour but de permettre aux membres de tenir une discussion éclairée sur l’enjeu des cotisations.

• Le 26 octobre 2004, le Comité des finances a discuté de divers scénarios de hausse des cotisations, établis à partir de différentes hypothèses d’augmentation des coûts.

• Le 9 décembre 2004, le Comité des finances a examiné une nouvelle série de scénarios ne comportant aucune augmentation des coûts, pas même un rajustement pour l’inflation.

• Le 18 janvier 2005, le nouveau Comité des finances constitué après les élections de décembre s’est réuni et a discuté des scénarios sur les cotisations. Le comité a décidé de ne pas recommander de scénario particulier au CEN, mais d’exprimer uniquement une préférence. Cinq scénarios ont été retenus aux fins d’information. Le comité a demandé la préparation de divers documents à l’intention de CEN afin d’éclairer la discussion.

• Une réunion extraordinaire du Conseil exécutif national a eu lieu le 2 février. Le CEN y a discuté des cotisations et a décidé de demander aux directeurs et aux délégués des sections locales d’exprimer leur avis sur diverses questions touchant la hausse des cotisations.

• L’Exécutif a adopté une résolution dans laquelle il s’engage à régler les problèmes financiers de l’organisation afin de lui permettre de continuer à fonctionner. Il a aussi décidé de préparer de l’information en vue d’une réunion des dirigeants de sections locales sur la question de la hausse des cotisations.

• Le 21 février 2005, le Conseil exécutif national a rencontré les dirigeants de sections locales, leur a présenté des scénarios de hausse des cotisations et leur a demandé d’appuyer la hausse des cotisations afin de garantir l’avenir de l’ACEP.

• Le 24 février 2005, le Conseil exécutif national a créé un Groupe de travail avec mandat d’examiner la situation et de recommander le niveau de la hausse des cotisations nécessaire pour :

 éliminer le déficit le plus rapidement possible,
 couvrir les dépenses d’exploitation annuelles,
 constituer un fonds de prévoyance suffisant pour répondre aux besoins du budget d’exploitation annuel.
 Il devait aussi proposer un dossier de communication.

Le Groupe de travail a remis son rapport avec ses recommandations au Conseil exécutif national le 31 mars 2005.

Annexe D

Justification et analyse des besoins de personnel additionnel

Commis d’administration

L’ACEP a cinq commis d’administration. L’une d’elles a été affectée à temps partiel au soutien de l’agent des finances (AF) en raison du surcroît d’information financière. Nous avons besoin d’un commis d’administration à temps plein qui se consacre au travail des finances et remplace l’AF en son absence.

En outre, le travail effectué par le commis d’administration fera gagner du temps à l’agent des finances qui pourra ainsi se consacrer à la préparation de divers rapports qui permettront au Comité des finances de remplir son engagement de procéder à des examens stratégiques réguliers des dépenses.

L’ACEP devra engager un commis d’administration pour remplacer la personne qui sera affectée au poste de commis des finances. On aura alors besoin d’un autre commis d’administration.

Agent des relations de travail (ART)

On prévoit dans les prochains mois une intensification des pressions qui se font déjà sentir en matière de services découlant de la LMFP.

Tenter de résoudre les problèmes avant qu’ils ne se transforment en griefs est maintenant la norme plutôt que l’exception, avec l’établissement de divers processus dans les ministères. Ces mécanismes d’intervention précoce (que l’ACEP doit intégrer à ses ressources) exigent plus d’ART. La demande deviendra encore plus grande lorsque sera mis en place le Système de gestion informelle des conflits.

À noter que nous avons confié aux ART diverses tâches qu’ils n’exerçaient pas antérieurement, par exemple, travailler à des comités à l’échelle de la fonction publique, comme les comités du CNM, et à des groupes de travail du Conseil consultatif de la Commission de la fonction publique (CCCFP), concevoir et donner des séances de formation, donner des conseils en matière de politique au directeur, etc. Ainsi, la charge de travail s’est accrue par le simple ajout de nouveaux types de travail, sans parler de l’augmentation du travail de représentation et de la consultation de l’employeur au sein de comités de consultation syndicale-patronale à l’échelle de ministères ou de services.

Agent de classification temporaire

La réforme de la classification issue de la modernisation de la fonction publique ajoutera tôt ou tard à la charge de travail en relations de travail. La modernisation prévoit entre autres l’établissement d’une nouvelle norme de classification pour le groupe EC d’ici l’automne 2006. L’ACEP doit être prête à traiter les centaines de griefs de classification attendus de nos membres. Ce poste temporaire est envisagé pour une période de deux ans au cours de laquelle seront traités les griefs de classification.

Agent TI

À l’occasion de différentes assemblées générales, nos membres ont clairement réclamé davantage d’information et de nouveaux moyens de communications électroniques. Pour répondre à ces demandes, la fonction communications de l’ACEP aurait besoin de plus de ressources. Si on doit recourir aux cyberconférences et à d’autres innovations des TI, il sera prudent et plus économique d’engager un spécialiste de l’informatique à l’interne.

Les responsabilités de cette personne comprendront la gestion du système informatique du bureau et d’autres fonctions de communications connexes. En conséquence, la gestionnaire des Services d’administration pourra se concentrer sur la fonction principale de son poste, à savoir gérer les services administratifs et fournir un soutien administratif au président et au CEN.

Conseiller exécutif en politiques

Le milieu des relations de travail de la fonction publique est en pleine mutation et l’on peut dire sans se tromper que d’autres changements sont à prévoir dans les cinq prochaines années lorsque la LMFP aura été évaluée et modifiée. Il convient d’être plus proactif dans l’élaboration de politiques et les efforts de lobbying. En outre, le CEN et ses comités ont davantage besoin d’un soutien professionnel. Il convient de soulager le poste de directeur des Services professionnels de certaines fonctions de politiques et d’ajouter à ces fonctions la responsabilité de coordonner le lobbying.